3.6 Sykefravær og oppfølging av sykefravær

Det er mye fokus på sykefravær på arbeidsplasser, og i diskusjonen skilles det ikke alltid mellom langtidssykefravær, og korttidssykefravær. Som arbeidsgiver er du lovpålagt å følge opp sykefravær, samtidig som du ikke har rett til å vite årsaken til sykefravær. Det kan jo gjøre jobben litt vanskelig av og til.

Her skal vi gå nærmere inn på de viktigste tiltakene og rutinene for å følge opp medarbeidere som er sykemeldte, i henhold til både lovkrav og god praksis. Du får også tips til hvordan du kan tilrettelegge for å få medarbeidere raskt og trygt tilbake i jobb. Og til slutt stiller vi det viktige spørsmålet, som krever at du tar i bruk alt du har lært om organisasjon og ledelse; hvordan kan du som leder bidra til å redusere sykefravær?

Sykefravær

Quick Check

Hva refererer begrepet sykefravær til?

Når en ansatt er fraværende fra jobb grunnet sykdom eller skade: Riktig! Sykefravær refererer til situasjoner der en ansatt er fraværende fra arbeid grunnet sykdom eller skade, som gjør dem ute av stand til å utføre arbeidsoppgavene sine.
Sykefravær refererer til fravær fra arbeid på grunn av sykdom hos en kollega.: Ikke riktig. Sykefravær refererer til situasjoner der en ansatt er fraværende fra arbeid grunnet sykdom eller skade, som gjør dem ute av stand til å utføre arbeidsoppgavene sine.
Sykefravær refererer til fravær fra arbeid for å unngå smittefare på arbeidsplassen, selv om man ikke er syk selv.: Ikke riktig. Sykefravær refererer til situasjoner der en ansatt er fraværende fra arbeid grunnet sykdom eller skade, som gjør dem ute av stand til å utføre arbeidsoppgavene sine.

Sykefravær kan være kortvarig eller langvarig og klassifiseres ofte som egenmeldt fravær (der ansatte melder fra selv uten legeerklæring) eller legemeldt fravær (der en lege dokumenterer behovet for fravær). Vi skiller mellom tre typer sykefravær:

Korttidsfravær

Sykefravær som varer inntil tre dager (egenmelding) eller opptil en uke (legemeldt). Dette kan skyldes akutte sykdommer eller plager.

Langtidsfravær

Fravær som varer mer enn åtte uker og krever kontinuerlig oppfølging fra både helsepersonell og arbeidsgiver. Langtidsfravær kan skyldes kroniske tilstander, skader, eller andre alvorlige helseproblemer.

Tilbakevendende sykefravær

Gjentatte fraværsdager over tid, ofte forårsaket av underliggende, ubehandlede helseproblemer eller dårlig tilrettelagt arbeidsmiljø.

Hovedårsakene til sykefravær er:

Fysiske plager – Skader, muskel- og skjelettplager, og belastningslidelser.
Psykiske utfordringer – Stress, angst, utbrenthet, og andre psykiske lidelser.
Livsstil og miljø – Dårlige vaner, belastende arbeidsmiljø, dårlig ergonomi, og mangel på støtte fra kolleger eller ledelse.

Sykefravær kan være kostbart for både arbeidstaker, arbeidsgiver og samfunnet. Det påvirker produktiviteten i virksomheten, men har også konsekvenser for arbeidstakerens egen helse, trivsel og tilknytning til arbeidslivet. Derfor er det viktig at virksomheter jobber systematisk for å forebygge, redusere og håndtere sykefravær.

Lovpålagt oppfølging av sykefravær

God oppfølging av ansatte som er sykemeldte er viktig både for å sikre at ansatte får støtte til å komme tilbake til arbeid og for å redusere risikoen for langvarig fravær. Her er noen sentrale oppfølgingstiltak:

Tilbake-til-arbeid-samtaler

Samtaler som har til hensikt å kartlegge den sykemeldtes behov for tilrettelegging og gjøre det enklere for dem å komme tilbake på jobb.

Individuelle tilretteleggingstiltak

Tilpassede arbeidsoppgaver, redusert arbeidstid, eller hjelpemidler som gjør at ansatte kan utføre arbeidet sitt til tross for helseutfordringer.

Rask respons

Hyppig oppfølging etter at ansatte har vært borte fra arbeidet i en kortere periode, for å forhindre at de utvikler langtidsfravær.

Bruk av bedriftshelsetjeneste (BHT)

Bedriftshelsetjenesten kan bidra med støtte og råd i oppfølgingsarbeidet, og bistå med tiltak for arbeidsmiljø og tilrettelegging.

Samarbeid med NAV

NAV kan bistå i oppfølgingsarbeidet med arbeidstrening, støtteordninger, og økonomisk støtte til tilrettelegging for ansatte med varige helseutfordringer.

Arbeidsgiver er forpliktet til å følge opp sykemeldte ansatte og legge til rette for at de kan returnere til arbeidet. Dette innebærer å iverksette tiltak, samarbeide med NAV, og ha regelmessig kontakt med den sykemeldte. De ansatte selv har plikt til å bidra til sin egen oppfølging og tilrettelegging, samt informere arbeidsgiver om forhold som kan påvirke arbeidsmulighetene.

Tilrettelegging og tilbakeføring

Tilrettelegging for tilbakeføring av sykemeldte arbeidstakere er en sentral oppgave for ledere og arbeidsgivere. Arbeidsmiljøloven § 4-6 pålegger arbeidsgivere å tilrettelegge arbeidet for ansatte med redusert arbeidsevne. Dette er viktig for å sikre en bærekraftig tilbakeføring, redusere risikoen for gjentatt sykefravær, og fremme den ansattes trivsel og tilknytning til arbeidsplassen.

Tilrettelegging må alltid ta utgangspunkt i den enkelte arbeidstakers situasjon, helse og arbeidsevne. En god tilretteleggingsprosess innebærer både praktiske tilpasninger, individuell oppfølging, og samarbeid med eksterne aktører som NAV og bedriftshelsetjenesten.

Ledere bør starte med å kartlegge arbeidstakerens behov gjennom en dialogbasert tilnærming. Dette kan inkludere å diskutere arbeidsoppgaver, arbeidstid, og mulige utfordringer som kan oppstå ved en tilbakeføring. En individuell oppfølgingsplan kan være et nyttig verktøy for å strukturere tilbakeføringsprosessen.

For å tilrettelegge på en effektiv måte kan følgende tiltak vurderes:

Redusert arbeidstid: Tilby gradvis opptrapping av arbeidstiden for å unngå overbelastning.
Tilpasning av arbeidsoppgaver: Juster oppgaver slik at de er i tråd med den ansattes kapasitet, for eksempel ved å redusere fysisk eller mentalt krevende arbeid.
Ergonomiske hjelpemidler: Sørg for at arbeidsplassen er tilpasset den ansattes behov, som ergonomiske møbler eller teknologiske løsninger.
Fleksibilitet: Gi rom for fleksible arbeidstider eller mulighet for hjemmekontor, dersom dette er hensiktsmessig.

Ledere har også en viktig rolle i å skape et støttende arbeidsmiljø som bidrar til å redusere stress og usikkerhet for den sykemeldte. Dette kan innebære å informere kolleger om hvordan de kan bidra til en god tilbakeføringsprosess, samt å fremme en kultur for åpenhet og psykologisk trygghet.

Det er avgjørende å samarbeide tett med eksterne aktører som NAV og bedriftshelsetjenesten. NAV kan tilby bistand gjennom dialogmøter, arbeidsrettede tiltak og økonomisk støtte til tilrettelegging. Bedriftshelsetjenesten kan bidra med råd om arbeidsmiljø, tilpasning av arbeidsoppgaver og helseoppfølging.

For å sikre at tilretteleggingen er i tråd med lovverket, bør ledere være godt kjent med relevante bestemmelser, som:

Arbeidsmiljøloven § 4-6: Plikt til individuell tilrettelegging.
Folketrygdloven kapittel 8: Om rettigheter og plikter knyttet til sykepenger.
Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven: Om tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne.

Ved å kombinere praktiske tiltak, individuell oppfølging og tett samarbeid med eksterne aktører, kan ledere bidra til at sykemeldte arbeidstakere opplever en trygg og bærekraftig tilbakeføring til arbeidslivet. Dette styrker både den ansattes tilknytning til arbeidsplassen og virksomhetens evne til å ivareta sitt samfunnsansvar.

Forebyggende tiltak

Som leder er det viktig å ha et helhetlig perspektiv på sykefravær og nærvær. I stedet for å kun fokusere på fravær, kan det være mer effektivt å rette oppmerksomheten mot nærvær, som handler om å skape en arbeidsplass der ansatte trives og er motivert til å møte opp hver dag. Å fokusere på nærvær er å jobbe proaktivt for å styrke de faktorene som fremmer tilstedeværelse og trivsel på arbeidsplassen, og dermed redusere sykefraværet. For å øke nærværet på arbeidsplassen er det flere områder ledere bør være opptatt av:

Et godt arbeidsmiljø

Et arbeidsmiljø som fremmer helse, trivsel og engasjement er grunnlaget for høy nærvær. Arbeidsplassen bør være trygg, både fysisk og psykososialt. Dette innebærer å ha et systematisk HMS-arbeid på plass, med tydelige prosedyrer for å identifisere og håndtere risikoer. Regelmessige risikoanalyser og oppfølging av psykososiale forhold, er avgjørende for å skape et miljø der ansatte føler seg trygge og verdsatte.

Trivsel og motivasjon

En arbeidsplass der ansatte føler seg sett og hørt, og der de har mulighet til å være med på å forme sitt eget arbeid, vil oppleve høyere grad av nærvær. Ledere bør derfor være bevisst på å anerkjenne de ansatte for deres innsats, skape gode relasjoner og involvere medarbeiderne i beslutningsprosesser. Når ansatte føler at deres arbeid er meningsfullt, og at deres bidrag har betydning, øker motivasjonen for å møte på jobb. Et praktisk tiltak kan være arbeidsmiljøundersøkelser, som er regelmessige undersøkelser og samtaler som gir innsikt i hvordan ansatte opplever arbeidsplassen, arbeidsmengden, og psykologisk trygghet.

Tydelige roller og oppgaver

En viktig faktor for nærvær er at de ansatte har klart definerte roller og oppgaver. Uklare arbeidsforhold kan føre til stress, usikkerhet og mistrivsel, som igjen kan føre til økt fravær. Ved å sørge for at alle ansatte forstår sine ansvarsområder og har realistiske forventninger til sitt arbeid, skaper man et trygt og oversiktlig arbeidsmiljø. Her er det lurt å huske på at du som leder kan sette inn tiltak for psykososial støtte, og være bevisst på din rolle som rollemodell. Skap en kultur for åpenhet rundt utfordringer. Det forhindrer konflikter og stress, og fremmer sosial støtte fra kolleger.

Inkluderende arbeidsliv

For å redusere sykefravær på lang sikt, er det avgjørende å satse på et inkluderende arbeidsliv. Dette innebærer å tilrettelegge for ansatte som har spesielle behov, enten på grunn av helseproblemer eller andre årsaker, slik at de kan delta fullt ut i arbeidslivet. Ledere bør jobbe aktivt for å skape et arbeidsmiljø der alle føler seg inkludert og støttet. Husk alltid på at en medarbeider er et 24-timers menneske, som kanskje akkurat nå blir påvirket av ting i livet, men som kan være en super ressurs for virksomheten når livet går videre i neste fase.

Oppfølging og tiltak

Når det oppstår fravær, er det viktig å ha en systematisk og støttende oppfølging av de ansatte. Dette innebærer å ha en handlingsplan for sykefravær som ikke bare fokuserer på det negative, men også på hvordan man kan bidra til å få de ansatte tilbake i arbeid på en bærekraftig måte. Det kan innebære tilrettelegging, fleksible arbeidsordninger eller andre tiltak som støtter den ansatte tilbake til arbeidslivet.

To konkrete ting du kan gjøre er:

Tidlig intervensjon: Ved tegn til økt stress eller andre helseplager hos ansatte, kan tidlig innsats fra leder eller HR-avdelingen bidra til å forebygge sykefravær.
Opplæring og utvikling: Tilby kompetanseutvikling som reduserer usikkerhet og utbrenthet i arbeidssituasjoner som krever nye ferdigheter.

Som leder handler det altså om å skape en helsefremmende og inkluderende arbeidsplass der ansatte føler seg sett, hørt og verdsatt. Når disse grunnleggende faktorene er på plass, vil nærværet naturlig øke, og dermed også redusere sykefraværet. Ved å fokusere på nærvær, setter man en positiv og proaktiv retning for å forbedre både trivsel og effektivitet på arbeidsplassen.

Effektiv sykefraværsoppfølging

Turspesialisten AS har klart å snu den negative økonomiske utviklingen og har fått tilbake god og lønnsom drift. Sykefraværet har derimot blitt en utfordring, og det har vært en markant økning det siste året. Flere av fraværstilfellene er langtidsfravær på grunn av psykiske plager og belastningsskader. Et par av de ansatte har også hatt tilbakevendende korttidsfravær, som indikerer at de sliter med å opprettholde sin arbeidskapasitet.

Et av tilfellene dreier seg om en ansatt som har vært borte i over tre måneder på grunn av utbrenthet, og som nå er usikker på om de klarer å vende tilbake til sin vanlige stilling. Samtidig har du en annen ansatt som er hyppig borte på grunn av stressrelaterte plager, og som vurderer å søke redusert arbeidstid.

Øvingsoppgave:

Lag en plan for hvordan du som leder vil følge opp sykefraværet, med fokus på tilrettelegging, støtte og forebygging.
Hvilke tiltak kan iverksettes for å hjelpe den ansatte som har vært sykemeldt i over tre måneder til å komme tilbake til jobb? Hvilke tilpasninger kunne være aktuelle?
Hvordan kan du støtte den ansatte som vurderer redusert arbeidstid på grunn av stress? Diskuter om det finnes andre tilretteleggingsmuligheter som kan gjøre det mulig for dem å arbeide i sin opprinnelige stilling.
Reflekter rundt hvordan tiltakene dine kan bidra til å forebygge liknende sykefravær i fremtiden. Hva kan bedriften gjøre for å redusere risikoen for utbrenthet og stress?